客户背景

某电子公司是由某集团控股的一家高新技术企业.公司紧扣信息时代的脉搏, 致力于计算机网络、通信等高科技领域的产品开发及市场开拓, 主要经营产品有防火墙、入侵检测系统(IDS)、VPN、网络安全身份认证系统(NetKey)等网络安全产品, 并提供完整的网络安全解决方案和专业的安全服务.
由于某电子公司全国共八个大区的管理需要综合、完善的信息化管理体系, 以确保整个公司的工作及时、有效的实施.因此该公司各大区之间有效的协同工作是重中之重.该公司与点击科技合作, 采用点击科技专门设计的协同软件平台, 建立了高效率的自动化、网络化和智能化的协同办公系统, 实现了工作的协同化、提高了工作效率.

客户需求

某电子公司近年来一直使用Lotus Notes开发办公系统, 但是由于地域的原因, 目前各大区除了通过电子邮件可以相互联系之外, 基本是相对独立的现状, 无法形成整个该公司的协同工作平台, 这与该公司各部门之间紧密联系, 有效协同的要求不符, 不利于各大区的办公.为此, 该公司拟建设统一的办公协同系统, 既是某电子公司的内部办公平台, 也是各种应用系统的支撑平台.

处于对可持续发展的考虑, 某电子公司要求该协同政务解决方案的设计能够从各大区各职能部门日常办公的实际需求出发, 实现一个办公自动化、管理现代化、决策科学化、服务信息化的办公协同办公系统.在这样的原则下, 该公司提出如下需求:

1.区职能部门之间日常办公需求

工作流系统.在各大区内部和各大区、各大区与该公司总部之间日常办公中存在大量的文件、信息及与之相关人员.如何实现各大区与大区、大区与总部之间文件的安全传递, 建立文件资料库, 便于各类工作流文件的查阅, 对提高工作效率, 减少重复工作具有实际意义.因此, 适应该公司的协同应用平台应该具有强大的工作流系统.
电子邮件.在各大区内部和大区与总部之间日常办公中, 通知传达通常是以电子邮件的形式进行, 建立该公司专用的电子邮件系统, 实现专用邮件与个人邮件一体化收发, 以及保障邮件有效的安全、防毒措施是某在选择协作平台的重要因素之一, 甚至有时候是关键因素.

2.各大区内部和大区与总部之间的沟通需求

该公司总部是接受某集团的通知和命令, 及时对下级组织机构进行传达, 同时要协调各大区的具体工作, 并为大区内部职能部门提供相关咨询、信息反馈等通道.需要一个跨组织的协同工作平台, 将该公司总部与各大区及其下属单位有机的联系在一起, 从而进一步加大该公司总部领导全国各大区工作的力度.

解决之道

为了满足上述多方面的要求, 提高系统的性能, 降低使用成本, 该公司通过竞标选择了点击科技协同政务平台解决方案.该方案的架构是结合了对等网络(P2P网络)、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架.系统结构由"网络服务中心(中央服务器)"、"群组服务器"以及"客户端工作平台"三级设备组成, 该公司可根据自身实际情况选择系统应用架构.该公司协同应用平台架构如图1所示.

GK-Star能够实现综合通讯、协同工作、关系管理三大应用:

1.综合通讯(Communication).在普通的电子邮件功能之外, GK-Star提供了创新的语音邮件, 远程管理, 邮件加密, 数字签名, 发件人管理, 垃圾邮件过滤等增强功能.配合竞开邮件服务器(GK-Mail), 可以形成完整的企业邮箱系统.GK-Star内置了即时通讯模块, 并使之适应严肃的商务应用.不仅实现了互发留言、互传文件、实时语音通话、通话记录查询等, 还提供了额外的手机短信群发功能.保税区政府的领导人员之间、业务拓展部门与业务合作伙伴之间可以随时发送留言、以文字或语音形式进行沟通, 还可以发送手机短信, 手写邮件或录制语音邮件, 或者直接传送文件.全面改善了的通讯系统, 降低了企业运作成本, 改善了企业沟通方式, 提高了企业运作效率.

2.协同工作(Collaboration).GK-Star提供了创新的多人协作工具, 一个自助式的团队工作空间——协作区.通过结合同步协作功能(在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享.

协作区特别适合于某电子公司各大区跨地域、多部门的组织现状, 不论是领导层还是普通工作员工都可以很方便的创建协作区, 根据团队需要组织与特定项目相关的内容和信息, 召集在地理上分散的团队和小组, 甚至与外部供应链合作伙伴和客户进行协作, 自主决定成员结构, 控制访问权限.

3.关系管理(Contact Management).GK-Star提供了基于名片库的关系管理功能, 它将个人资料、交往过程、通讯记录、日程安排、文档记事等信息相互关联, 可对名片进行分组、网上更新、小组共享等高级功能, 一键启动与联系人的通讯、记事、日程管理、协同工作等.这些创新应用不仅提高了该公司内部的沟通效率, 也为领导层和普通工作人员提供了简单实用的关系管理工具, 真正体现了"以人为中心"的设计和应用理念.

GK-Star针对局域网、互联网, 窄带、宽带, 无线、有线等多种网络环境, 提供离线、P2P、C/S、VPN等多种网络模式, 还特别支持最新的OCC技术, 保证数据同步或异步地更新到用户的电脑上.严格的AES加密有效保证数据存储安全;数据传输经过SSL自动加密, 有效防止数据在传输过程中泄密;先进的公开密钥和数字签名技术, 实现数据防伪、身份认证与定向接收功能, 在一定程度上保护了该公司的商业机密和知识产品.

竞开协同平台构建的某电子公司协同应用系统, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为该公司今后的良性发展奠定了良好的基础.

客户应用情况

谈到应用情景, 虽然该公司应用的时间比较短, 但是该公司还是有比较深的体会.

邮件系统:在给客户实现了企业邮件的正常收发之外, 点击科技还给该公司提供了企业邮件安全问题的解决方案, 并且还在持续优化该方案.

协作区的使用:真正让该公司感觉使用方便、对工作促进最大的就是协作区.该公司现在每个大区都有自己的协作区、某总部根据自己的办公需要纵向地建立很多协作区, 大家协同工作的方式也从单一的电子邮件变成了讨论版、团队日程安排共享、名片共享、文件共享、白板等多种丰富的手段, 极大的促进了办公效率.这种跨地域、跨组织的协作区的建立真正的实现了信息共享、工作协同.

客户收益

当前, 在企业办公中都会存在这样一些团队, 其成员会来自于不同的单位、不同的部门、不同的机构, 而且其中的任何一个成员都有可能从事不同的角色, 同时参与多个团队的工作, 这样的团队被称为动态团队.动态团队管理模型可以说是新经济时代的一个最重要的特征, 而它的最主要的特点可以归结成三个方面:第一个是跨组织协同管理;第二个是松散协同管理;第三是可变流程协同管理.在这样的管理模式下, 出现了对协同方案的全新需求.面向动态团队管理的方案已经不能仅仅完成信息从这个机器到那台机器的转移了, 它是以人的管理为核心的全方位的协同管理, 它包含了人的管理、信息的管理(知识管理)、流程的管理(协同商务)、应用协同的管理等.

本协同方案是以人为中心, 人作为应用的主角, 不再受制于系统, 被系统所累.他给客户带来如下受益:
■ 妥善处理应急呼叫和信息管理, 包括相应的企业内部服务;
■ 获取提出企业服务的请求, 并以多种方式进行落实处理;
■ 促进实施新的企业举措并提供技术保证;
■ 快速、经济、有效地开发新的应用;
■ 对提出企业服务的请求进行实时掌控.