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作为一家珠宝首饰生产商, 恒丰金业的销售以自己专卖店的形式进行.该公司的专卖店分布在全国各地达40余家.这些分店与公司总部需要保持实时的沟通, 每天有大量的长途电话与传真.各分店每天有大量的帐务, 每周有总结、报告等要通过传真发送到公司总部.这些文档的即时传递、保管、归类都有很大的工作量.
因此, 该公司迫切需要一种典型的跨地域协同办公的解决方案, 能够让员工之间, 分店与总部之间实现良好的通讯与协同.
客户背景
恒丰金业一直为遍布全球的顾客设计、制造及分销黄金及珍贵金属制成的珠宝首饰、摆件、装饰品、企业礼品等.自70年代成立以来, 集团便以其先进技术及独特的产品设计而备受推崇, 屡获奖项;近年更积极以高科技配合崭新意念, 开发多项高科技与专利技术崭新产品, 继续开拓并巩固本地及海外市场.集团旗下的金业科技有限公司更在1999年成功于香港联合交易所有限公司上市.今天的恒丰金业已拥有员工3, 000多名, 每年生产金银珠宝首饰超过800万件, 年黄金加工量占香港的1/3, 是香港最大的金银珠宝首饰制造商之一.为配合庞大的生产量, 集团在香港和中国均设有设备先进的厂房.集团对信息化比较重视, 先后实现了ERP系统、指纹门禁系统、中央监控系统、POS系统等、协同办公系统和各分店远程监控系统.本次实施协同办公平台的是该集团位于深圳的重要子公司——深圳恒丰金业.
客户需求
作为一家珠宝首饰生产商, 恒丰金业的销售以自己专卖店的形式进行.该公司的专卖店分布在全国各地达40余家.这些分店与公司总部需要保持实时的沟通, 每天有大量的长途电话与传真.各分店每天有大量的帐务, 每周有总结、报告等要通过传真发送到公司总部.这些文档的即时传递、保管、归类都有很大的工作量.该公司面临的最大问题就是各专卖店的管理与沟通问题, 因各专卖店基本上分散在各个地区, 所以因实际"距离感"而造成的分店与公司总部之间人员互相不熟悉, 员工很难直观的感觉到是一个整体的公司氛围.进而造成了很多信息沟通不畅, 信息流转不及时等问题, 工作效率也难以保证.更重要的是公司领导无法真正了解各分店的实际工作情况如何.特别是领导想直接查看各分店的工作情况非常不便.另外, 该公司根据不同的业务种类分为金饰、银饰、钻石、珠宝等不同的组.每一个业务组都需要设计、生产、库存、发货、报表、分店等不同部门之间共享大量的文档信息.同时, 集团公司总部在香港.深圳公司与香港总公司之间每天有大量的信息传递, 目前主要通过电子邮件进行, 单一的沟通方式带来的信息查找、管理问题已经很明显的显现出来了.
系统简介
根据恒丰金业的需求分析, 该公司迫切需要一种典型的跨地域协同办公的解决方案, 能够让员工之间, 分店与总部之间实现良好的协同办公.经过比较后选择了点击科技的竞开协同之星(GK-Star)作为协同办公的基本平台, 并安装了竞开工作流管理系统来实现内部公文的快速流转, 在企业内部网络中布置了群组服务器和工作流服务器以提高网络通讯的效率.同时利用香港总公司的现有资源在Internet中布置了中继服务器, 以支持出差的员工通过Internet与公司内部进行协同办公.
GK-star是一个高度集成的协同办公平台, 主要解决了该公司如下问题:
1、 内部员工沟通协作问题.通过GK-Star集成的即时通讯功能使得员工之间可以时时保持联系.特别是各分店, 时时在员工列表中看到公司全体员工的在线状态, 并可以时时与公司的任何一名员工进行沟通, 虽然远在异地, 但与公司总部的"距离"被拉近了.另外过去很多事情都要通过电话来沟通, 经常遇到要找的人不在而信息传递不畅.现在只需要用即时消息来直接进行沟通, 并且可以发送留言, 大大提高了工作效率.
2、 员工团队协作的问题.该公司每个业务部门、每个分店都建立了协作区, 公司相关人员都加入到协作区中.在协作区中成员可以就工作中的问题展开讨论, 共享文档.特别是各分店每天上报公司总部的文档现在都通过协作区来进行传递, 文件组织管理非常有调理, 大大优于过去用电子邮件和传真的方式.
3、 联系人管理高效.每个人都可以从公司协作区中同步公司所有联系人的联系方式, 而且可以通过联系人建立邮件、通讯记录以及文档的信息关联, 方便信息的提取.
4、 公司领导可以时时查看各部门的工作情况.以前领导经常想要检查工作资料的时候, 必须有下面的员工去准备, 比较花时间.现在领导在每一个协作区中有出现, 所以领导可以随时进入到每一个协作区中检查员工的工作情况, 以便对公司的运作有一个时时的掌握.
5、 另外通过竞开工作流系统大大加快了公司内部请假、派车、借款等公文的流转速度, 加快了办公效率.
客户收益
由竞开协同平台构建的该公司协同办公解决方案, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为客户带来了以下一些利益.方案有效地解决了该公司各职能部门实际工作中的沟通、协作问题, 满足了部门人员之间工作、沟通的需求.
通过该平台, 公司领导能够随时了解员工的工作进度, 听取人员汇报, 安排工作日程等, 员工之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论.提供了一个高度互动、个性化的工作环境.特别是各分店的员工通过此协同办公平台拉近了与公司总部的"距离", 真正实现了远程协同办公, 犹如所有人一个大"办公室"中办公一样, 沟通渠道非常顺畅!
平台具有强大的数据信息关联性, 改变了过去单一的电子邮件的工作方式, 通过即时通讯、手机短信、协作区共享和电子邮件等综合通讯手段, 同时提供了强大的数据关联能力, 大大提高了信息文档的查找效率, 提高了工作效率.平台具有良好的网络适应性, 能够适应不同的网络环境, 用户即使出差同样能够及时与公司保持联系, 协调各种资源, 确保工作任务顺利进行;恒丰金业总部与各分店以及移动办公的区域经理之间就是一个很好的移动办公解决方案!
项目实施成功后, 恒丰金业老总对跨地域协同办公以及跨部门的高效协同给予了高度的评价, 他说:"目前国内同类软件中, 点击科技是我们见过的理念最先进而且能够实际应用的产品, 这也是我们选择点击科技的重要原因." |
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