| 协同创造服务型政府机构 |
客户背景
改革开放二十多年, 广东省某市的经济水平持续高速增长, 迅速发展为享誉国内的制造业基地.进入新世纪, 该市市政府确定了建设现代制造业名城、生态绿城和文化新城的战略目标和"一网两区三张牌"的发展思路, 开发建设某科技产业园区是实现新的发展目标的重要举措.
某科技产业园区位于该市的几何中心, 规划控制面积72平方公里, 2001年11月, 经广东省人民政府批准成为省级高新技术产业开发区.2002年5月, 在国家科技部中国科技促进发展研究中心组织的一项全国典型高新区核心能力测评课题研究中, 被评为"中国最具发展潜力高新技术产业开发区".科技园区的管理需要综合、完善的信息化体系, 以确保园区的管理工作及时、有效的实施.因此园区的电子政务建设是重中之重.不久前, 园区与点击科技合作, 采用点击科技专门设计的协同软件平台, 建立了高效率的自动化、网络化和智能化的协同办公系统, 实现了政务工作的协同化、数字化目标.
客户需求
电子政务是指政府机构利用信息化手段, 实现各类政府职能.电子政府的一项重要内容是电子化民主、电子化政策的制定, 这必须建立在实现政府各职能部门协同管理的基础上.2002年7月3日, 国家信息化领导小组审议通过《中国电子政务建设指导意见》, 提出了"十五"期间我国电子政务建设的目标是:初步建成标准统一、功能完善、安全可靠的政务信息网络平台;重点业务系统建设, 基础性、战略性政务信息库建设取得实质性成效, 信息资源共享程度有较大提高;初步形成电子政务安全保障体系, 人员培训工作得到加强, 与电子政务相关法规和标准的制定取得重要进展.这标志着中国电子政务建设进入了一个全面规划、整体发展的新阶段.面对电子政务的发展趋势, 开发区管委会结合自身业务需求提出了加快工作的流转速度, 充分发挥现有的人力资源, 充分利用现有的软硬设备及系统, 实现一个办公自动化、管理现代化、决策科学化、服务信息化的协同政务系统.
1、 松散型日常办公的协作问题 某开发区管委会的主要职能就是服务于园区内的企业.而管委会人员与企业相关人员位于不同的办公地点, 另外企业相关人员同时还肩负很多本企业的工作, 如果不能与管委会人员随时协同工作, 就会造成日常工作的拖延以及紧急事件不能及时处理.
2、 移动办公的需求 某开发区管委会在开发区的初期工作中有大量的合同、公文需要及时审批并且建立公文档案, 而主要采用基于人工传递、电话、E—mail的形式.由于主管领导的出差或是文件没有及时送达到相关人员手中, 造成时间的拖延, 信息不能及时互动.
3、 跨部门、跨组织、跨地域协作问题 某开发区管委会下设多个部门, 同时为众多企业服务.由于工作的性质, 其需要与其他相关政府部门合作完成.开发区的各个部门与园区内的企业, 以及其他相关政府机构成员, 分布在不同的地理位置, 彼此之间交互的信息日趋增多, 协调管理费用非常高, 因此需要不同部门、不同组织的成员共同完成.开发区的管理人员经常有外出公务, 由于地域的关系联系只能依靠手机、笔记本等方式, 造成外出人员与园区内人员的信息不能同步共享.
解决之道
某开发区管委会的电子政务系统是基于竞开协同之星(GK-Star)和竞开工作流系统(GK-Workflow)进行定制开发的, 根据某开发区管委会的实际情况, 系统建设的总体目标是:"建立旨在提高某开发区管委会机关办事效率的自动化、网络化和智能化的协同办公系统", 实现单一用户登录和信息数据的同步.满足了政府职能部门之间协作日常办公和跨部门、跨组织、跨地域协作的需求.其网络架构如下:
竞开工作流系统(GK-Workflow)实现了公文流转、远程审批、公文管理三大应用:
竞开工作流系统是流程自动化管理软件, 主要用于管理、优化政府和企业的办公流程.
1、公文流转.在公文流转过程中, 人员随时可以看到流程的进展情况.领导是否审批、有什么意见、哪一个环节出了问题, 都十分透明, 方便公文的催办.上级主管还可以查看下级的公文处理情况, 便于公文督办, 也大大提高了团队管理水平.系统将传统的工作流程完全电子化, 大大提高了某开发区管委会管理会的工作效率.
2、远程审批.传统的工作流管理软件对网络的依赖性非常强, 网络一旦瘫痪, 工作流就无法使用.GK-Workflow的大多数功能都可以离线单机完成, 用户可以离线创建新的公文, 可以离线审批、离线查询历史公文等.某开发区管委会所有成员不论是身处何地都可以进行公文的查询、审批工作, 大大提高了工作流的运转效率.
3、公文管理.当由某开发区管委会的成员发起的公文被别人处理完毕, 或者由别人发起经某开发区管委会成员处理完毕的公文, 会自动进入相应的历史公文目录中存档.这样某开发区管委会的所有成员不仅可以有效地管理、查询历史公文, 还可以实时察看公文流转的状态, 便于督办和催办.而且系统还提供打印输出功能, 满足纸样存档的需要.
GK-Workflow解决了某开发区管委会的日常固定办公的需求, 那么GK-Star则进一步解决了某开发区管委会的跨部门、跨组织、跨地域协作需求.GK-Star提供了一个协作区, 通过结合同步协作功能(在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享.协作区满足了某开发区管委会多部门多合作单位的组织现状.不论是科技园区内的管理人员还是出差外地的园区人员都可以很方便的创建协作区, 根据管理人员需要组织与特定项目相关的内容和信息, 召集在地理上分散的管理团队成员和相关政府机构人员, 甚至与园区内的企业进行协作, 自主决定成员结构, 控制访问权限.另外, GK-Star除了具有普通电子邮件功能之外, 还提供了语音邮件、远程管理、邮件加密、数字签名、发件人管理等增强功能.全面改善了某开发区管委会的通讯系统, 降低了管理成本, 提高了工作运做效率.竞开协同平台构建的某开发区管委会协同应用系统, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为某开发区管委会今后的良性发展奠定了良好的基础.系统投入应用后, 充分发挥某开发区管委会处于企业与政府之间的桥梁和纽带作用.
客户收益
系统投入应用后, 为客户带来了以下一些利益:
1、平台成为了一座桥梁, 连接了某开发区管委会与园区内所有企业, 工作团队成员通过平台能够及时、快速的交换信息、处理紧急事件.打破了松散组织工作团队的传统办公瓶颈, 松散的团队成员通过协作区被重新组织起来, 及时、高效地交换信息, 甚至在离线方式下, 都可以进行信息的查询与编辑, 提高了某开发区管委会与园区内企业的沟通效率.
2、方案有效地解决了某开发区管委会实际工作中的跨部门跨地域沟通、协作问题, 满足了部门人员之间工作、沟通的需求.通过该平台, 管委会领导能够随时了解员工的工作进度, 听取人员汇报, 安排工作日程等, 管委会内部工作人员之间同样可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论.系统为工作人员提供了一个高度互动、个性化的工作环境.
3、"竞开工作流管理系统"帮助管委会内部工作人员之间、管委会与其会员企业之间进行高效协同工作, 工作人员可以在文档传递基础上进行传输的流程设计, 从而满足某开发区管委会对不同业务流程的具体需求.使用"竞开工作流系统", 在管委会内部以及会员企业内中, 可以使各类合同及其他文件能够按照工作人员预先定义好的流程自动流通, 避免由于人员的出差与工作人员不在工作岗位等原因造成审批拖延的现象, 加快审批等工作的速度, 并记录下整个业务公文处理过程中的细节.系统使得移动办公成为现实, 保证了某开发区管委会及其园区内企业的工作人员快速、规范的处理好日常业务.
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