| 专业服务, 源自协同 |
客户背景
某公关公司成立于1999年, 是为高新技术企业和向新经济转型的传统企业提供权威性资讯、跨媒体高效传播等全方位服务的智慧型企业.致力于为客户提供多视点、高效率的公关咨询服务.长期客户包括摩托罗拉、毕博(原毕马威管理咨询)、Macromedia、英特尔、千龙新闻网、首信、瑞星等国内外著名企业."e-talking经济论坛"是该公关公司2000年6月推出的公众产品, 目前已有上千位知名企业家参加过此活动, 也吸引了包括新华社、中央电视台等百余家国内外媒体跟踪报道.该公司一直注重自身的信息化建设, 长期以来一直借助先进的管理思想来提高员工的工作效率和管理水平.但是对于一个小型企业来说, 无法投入过多的费用购买管理软件, 他们一直在寻找一种最为简单、方便, 性价比最高的软件来支持自己的日常工作和管理.
客户需求
该公司目前面临的问题有如下几点:
1.团队成员间数据难以同步.因为该公司是一家专业的公关咨询服务公司, 因此公司每位媒介关系经理都有一个自己的数据库(常常是按照自己的喜好设计一个EXCEL文件或WORD文件), 彼此没有联系.当记者"跳槽"后, 往往是一两个媒介关系经理知道消息, 而其他媒介关系经理却还在继续使用旧的资料, 这必然会给以后的工作带来诸多不利, 而且造成了媒体资源流失.
2.缺乏知识共享.作为专业的公关服务公司, 经常需要共享、讨论、保存各种文档信息, 但这些文件都保存在公司服务器上, 一旦离开公司就没有办法查询;公司领导和客户总监也无法时时了解各个项目的进展情况, 更不可能发表自己的评论;因为怕泄露公司以及客户的机密, 只能在服务器上进行复杂的设置, 这无疑增加了管理和维护的难度.
3.知识共享.该公司的项目部每周要组织各种活动(如新闻发布会、专访、巡展、代理商大会等), 这些活动都离不开日程控制.例如, 在新闻发布会召开之前, 需要对记者邀请、到会情况确认等进行安排;对于一个长期项目来说, 则需要定期向客户提交"新闻简报"、定期提交"公众传播报告"等.当活动密集的时候, 常常因为日程安排不清而误事.
4.通讯方式单一.该公司内部和对外的日常交流通常通过E-Mail来实现, 当遇到网络不通或者高峰期的时候常出现交流受阻的现象.有时候, 给客户发送文件以及图片资料, 往往要接收半天.E-Mail虽然可以根据发信人归类, 但无法根据内容自动整合在一起, 因此查找一个项目的相关邮件极为不便.有时候一个问题需要大家一起讨论, E-Mail很难适应这种多对多的交流模式.
系统简介
2003年12月, 该公司开始使用点击科技的"竞开协同之星"(GK-Star)作为管理和沟通工具, 实现了以下几种应用:
1.实现数据同步和知识共享.首先, 媒介部用GK-Star创建了一个"媒体部协作区", 将所有媒体记者的名片共享在里面, 不仅包括记者姓名、单位、通讯方式等简单的信息, 而且还包括他们的背景资料, 日程记录、通讯记录、兴趣爱好等, 上述信息一旦变更, 所有媒体经理、客户经理、高层管理人员的本地名片库也都会同步更新.此外, 还可以把所有记者按照媒体名称或者类型进行分类, 编成小组, 方便的群发邮件
.
2.解决了团队沟通协作的问题.在项目团队管理上, 利用协作区进行工作有三方面的好处:其一, 公司管理层可以随时查阅每个项目的进展情况;其二, 团队成员对自己的工作内容和进展一目了然;其三, 协作区具有极高的保密性, 非本团队成员无法看到协作区中的"共享文件", 同一个项目团队的成员也拥有不同的操作权限.
3.离线工作与综合通讯相结合.在日常工作中, GK-Star使用了非常先进的"扩展对等网络技术", 可以脱离服务器工作, 也可以离线工作, 因此即使下班后回到家里, 也可以在笔记本电脑上查询相关资料、利用GK-Star继续工作.除此之外, GK-Star还提供了E-Mail、即时通讯、手机短信、语音邮件等多种通讯方式, 该公司的沟通效率大大提高.
客户收益
短短几个月后, 该公司从以下几方面体会到了"竞开协同之星"为公司工作带来的灵活、高效:
1.数据永远是最新的.利用"竞开协同之星"的名片库和协作区, 使得共享数据能够在线实时更新, 媒介关系经理再也不用担心需要联系媒体或记者时没有最新的联系方式了.
2.更为专业的项目管理.引用项目总监程文华的话说:"一支灵活高效的项目团队对于公关服务来说至关重要, 这不仅需要项目负责人清楚每个成员在做些什么, 进展到什么程度;项目组成员也需要安排好自己的工作, 了解其他同事的工作进展.在没有GK-Star之前, 我们的管理方式粗糙又不人性化, 随着GK-Star的到来一切都焕然一新.但是, 再好的软件都只是一个工具, 它需要我们管理者们自上而下的推动, 这才能体会到GK-Star的精髓和对企业变革的核心力量."
3.随时随地的沟通.在成功实施后, 该公司的沟通和协作大为改善, 效率成倍提高.该公司总经理路彬彬说:"对于任何一家公司来说, 管理都是重中之重.作为专业的服务型公司来说, 更应该借助信息系统的完善来提高服务水平.一直以来我们都在寻找一种软件帮助我们解决这些问题, 但有的软件开发周期长、费用昂贵, 有的虽然价格实惠, 但功能十分简陋, 都无法满足我们的实际需求.点击科技的‘竞开协同之星’产品为我们解决了这些难题, 使公司业务又上了一个新的台阶."
|
|
