| 东升砂布厂成功案例 |
客户背景
北京东升砂布实业公司, 始建于1958年, 地处有"中国硅谷"之称的北京中关村科技园区的中心区, 是中国涂附磨具行业的骨干企业之一, 是中国涂附磨具协会的理事长单位.
公司主要产品有干磨砂布、干磨砂纸、耐水砂纸、砂带、抛光页轮、砂盘及各种异型涂附磨具产品, 年生产能力可达600万平方米.
作为中国涂附磨具行业的骨干企业, 东升砂布一直非常重视信息化建设工作.到目前为止, 东升砂布已经建设完毕并投入运行了销售管理系统, 该系统的应用对减轻相关人员的工作压力, 改善相关职能部门的管理, 起到了较好的作用;但是, 由于产品本身的局限性和东升砂布厂自身的人员、业务特点, 系统的维护比较困难, 管理性较差.
东升砂布实业公司需要综合、完善、易用、易维护、方便管理的信息化体系, 以确保公司内部管理工作及时、有效的实施.因此东升砂布的管理信息化产品的选型是重中之重.通过充分的考察和研究, 东升砂布与点击科技合作, 采用点击科技专门设计的协同软件平台, 建立了高效率的自动化、网络化和智能化的协同管理系统, 实现了企业内部业务管理的协同化、数字化目标.
需求分析
目前, 企业要想在激烈的多元化竞争中立于不败, 就必须降低传统的各种成本, 而企业的采购、库存、生产配比等环节是企业(尤其是生产装配型企业)成本的重中之重, 依靠传统的手段(手工管理、传统的计算机管理)对这些环节进行管理, 无法使企业的采购、库存、生产配比等环节的信息数据及时沟通、适时共享, 造成大量的盲目采购、库存积压、生产配比失衡等现象, 不仅降低了效率, 更重要的是为企业大大增加了不必要的成本.采购、库存、生产、财务四个业务环节应紧密衔接、数据信息及时共享, 才能最大程度的避免盲目采购、库存成本增加、生产过剩(或跟不上);
东升砂布实业公司采购、库存、生产等环节存在的问题:
■ 传统的手工业务处理, 大大降低了企业效率, 而且出错率增加;
■ 因为没有跨部门的协同工作, 订单的执行情况难以随时监控, 很难做到随时掌握订单数量是多少、已交货数量、已生产数量、未交货数量及是否延误交货期等有用信息;
■ 由于没有对各种形式的流程进行统一管理导致不能及时监控生产资料情况, 造成车间不能按需领料, 大量原材料滞留在生产现场, 影响计划采购的材料数量;
■ 产品规格、型号、品种较多, 物料品种多且零碎、造成物料管理复杂, 无法随时了解原材料、半成品、成品的收、发、存情况;
■ 缺乏准确依据的采购计划, 造成大量的盲目采购以及资金的无效占用;
■ 物料的出入库、物料移动、盘点、货物补订、生产补料等业务处理过程, 非常复杂而烦琐, 依靠传统的手工处理或个别部门电脑处理, 不仅浪费大量的人力、物力、时间, 而且精确程度极低, 另外加上盲目采购, 无法协同办公, 造成大量的库存积压或短缺;
■ 企业传统的卡片式管理, 显然已不能适应高效率的生产资源消耗、需求、储备动态变化的要求;
■ 无法监控采购退回数据、采购未到货情况;
■ 不能对各地供应商进行评鉴;
■ 现有销售管理软件维护不便, 使用复杂, 不易为工作和维护人员所掌握.
由于缺乏有效的现代协作手段与网络沟通工具, 东升砂布实业公司各级领导不得不用最传统的方式对生产、销售以及经销商等进行管理, 从而加重管理的负荷, 也大大提高了协调的成本.
综上所述, 东升砂布实业公司需要利用业已建立的完善的网络基础及信息化的应用经验, 及早建立起协同办公体系, 用便捷的方式, 实现公司内部管理的信息化, 强化以知识管理为核心的经验分享与交流, 减轻各级管理人员, 及一线工作人员的工作负荷;提高对经销商的管理水平;整体提升公司的工作效率, 降低生产成本.根据这个原则, 东升砂布实业公司提出了下列需求:
1、 移动办公需求:
东升砂布实业公司在产品销售过程中, 相关的数据信息主要采用基于人工传递、电话、E-mail的形式.由于主管领导的出差或文件没有及时送达到相关人员的手中, 造成时间的拖延, 信息不能及时互动.
2、 跨部门、跨组织、跨地域协作需求:
由于企业性质, 东升砂布实业公司需要与代理商及其他相关公司合作完成某一项目.公司的各个部门与代理商, 以及其他相关公司分布在不同的地理位置, 彼此之间交互的信息日趋增多, 协调管理费用非常高, 因此需要不同部门、不同组织的成员共同完成.销售部的管理人员经常会出差, 由于地域的关系联系只能依靠手机、笔记本等方式, 造成外出人员与公司人员的信息不能同步共享.
3、 日常办公协作需求:
企业内的各部门分布在不同的地理位置, 另外企业相关人员同时还肩负很多本企业的工作, 如果不能随时协同工作, 就会造成日常工作中生产数据共享的拖延以及紧急事件不能及时处理.同时在公文处理的过程中, 也有同样急迫的需求.
点击科技解决之道
为了满足东升砂布实业公司的多方面的要求, 提高系统的性能, 降低使用成本, 点击科技为其提供的解决方案中结合了对等网络、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架.系统结构将由"网络服务中心(中央服务器)"、"群组服务器(企业服务器)"以及"客户端工作平台"三级设备组成.
在经过了仔细的考察之后, 东升砂布厂采用了点击科技提供的竞开协同应用解决方案.整个方案由新一代协同软件——竞开协同之星(GK-Star)、竞开协同工作流(GK-Workflow)、竞开协同服务器三部分组成.根据东升砂布实业公司实际情况, 协同办公系统建设的总体目标是:用一年左右的时间, 基本建立起完善的协作办公系统, 切实减轻各级管理人员及一线工作人员的繁重的工作负担, 有效提升协同办公效率.
竞开工作流系统(Gk-Workflow)流程自动化管理软件, 主要用于管理、优化政府和企业的办公流程.在东升砂布实业公司主要实现了公文流转、远程审批、公文管理三大应用
1、 公文流转.在公文流转过程中, 人员随时可以看到流程的进展情况.领导是否审批有什么意见, 哪一个环节出了问题, 都十分透明, 方便公文的催办.上级主管还可以查看下级的公文处理情况, 便于公文督办, 也大大提高了团队管理水平.系统将传统的工作流程完全电子化, 大大提高了东升砂布实业公司管理部门的工作效率.
2、 远程审批.传统的工作流管理软件对网络的依赖性非常强, 网络一旦瘫痪, 工作流就无法使用.Gk-Workflow的大多数功能都可以离线单机完成, 用户可以离线创建新的公文, 可以离线审批、离线查询历史公文等.东升砂布实业公司所有人员无论身处何处都可以进行公文的查询、审批工作, 大大提高了工作流的运转效率.
3、 公文管理.当公文处理完毕后, 会自动进入相应的历史公文目录中存档.这样公司内所有成员不仅可以有效地管理、查询历史公文, 还可以实时察看公文流转的状态, 便于督办和催办.而且系统还提供打印输出功能, 满足纸样存档的需要.
Gk-Workflow解决了东升砂布实业公司的日常固定办公的需求, Gk-Star则进一步解决了公司内部的跨部门、跨组织、跨地域协作以及移动办公的需求.Gk-Star提供了协作区, 通过结合同步协作功能(即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享.协作区满足了东升砂布实业公司多部门多合作单位的组织现状.
Gk-Star协作区能帮助公司模拟构建采购和库存的虚拟环境, 为管理组所有成员的协同工作提供了一种可扩展的解决方案, 确保设计、制造、技术支持以及产品交货等工作可以获得成功.协同项目管理组的成员可以由公司内部或异地的合作伙伴、供应商以及技术或非技术人员组成.从而达到在满足生产需要的前提下, 经过群体人员的仔细讨论、计算、协同日程安排, 达到最大限度降低各项资金.竞开协作区还能够帮助您适时监控采购未到货情况、采购退回情况、采购付款情况、生产领料退回情况, 为达到帐实相符及管理分析提供依据和保证.
另外, Gk-Star还提供了语音邮件、远程管理、邮件加密、数字签名、发件人管理等增强功能.全面改善了东升砂布实业公司的通讯系统, 降低了管理成本, 提高了工作运做效率.
Gk-Star协同综合通讯功能可以通过将电子邮件、即时通讯工具、协作区空间有机的组织与结合, 为企业的工作人员提供了良好的工具和手段.在企业工作人员发现短缺和不合理的库存时可以即时发送库存安全存量和存货时间信息进行报警.
竞开协同平台构建的东升砂布实业公司协同应用系统, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为公司今后的良性发展奠定了良好的基础.
客户收益
点击科技提供的协同管理系统投入应用后, 为客户带来了丰厚的收益:
■ 公司成员通过平台能够及时、快速的交换信息、处理紧急事件.打破了松散组织工作团队的传统办公瓶颈, 松散的团队成员通过协作区被重新组织起来, 及时、高效、准确的交换信息, 提高了企业的沟通效率, 对订单和需求快速做出反应.
■ 方案有效地解决了东升砂布实业公司实际工作中的跨部门跨地域沟通、协作问题, 满足了部门人员之间工作、沟通的需求.通过该平台, 公司领导可以随时了解员工的工作进度、库存量, 听取人员汇报, 安排工作日程等, 公司内部人员之间可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论.系统为工作人员提供了一个高度互动、个性化的工作环境, 增强管理组织的柔性, 提高领导的决策能力.
■ "竞开工作流管理系统"帮助公司内部工作人员之间进行高效协同工作, 工作人员可以在文档传递基础上进行传输的流程设计, 从而满足东升砂布实业公司对不同业务流程的具体需求.使用"竞开工作流系统"在公司内部可以使各类合同及其化文件能够按照工作人员预先定义好的流程自动流通, 避免由于人员的出差与工作人员不在工作岗位等原因造成审批拖延的现象, 加快审批等工作的速度, 并记录下整个业务公文处理过程中的细节.系统使得移动办公成为现实, 保证了企业的工作人员快速、规范的处理好日常业务.
■ 除此之外, 建设统一有效的信息共享、协同交流平台, 并为"知识管理"和领导决策, "全面质量管理", "零库存"等管理理念和模式, 以及相关的企业文化建设提供支持.
|
|
