| 广州天地物流圆成功案例 |
客户背景
新疆天地集团成立于1995年, 是新疆知名的民营企业之一, 目前拥有全资子公司16家, 并在全国30个省区建立有营销公司.全员职工5000余人, 其中60%以上员工具有大中专学历, 中层管理人员平均年龄33岁, 是一家年轻富有朝气和活力的企业.
广东天地物流圆有限公司是新疆天地集团的重要产业之一, 该公司专业从事新产品代理销售的全国性商业服务机构, 拥有遍布全国30个省市、直辖市的销售网络.具有强大的物流配送能力、信息自动化管理能力和终端网络营销推广能力;专为国内外产品制造商和品牌运营商提供包括:市场分析、营销策划、物流配送、终端销售、完美售后服务等一站式全程增值服务, 并快速地使其成长为全国性知名企业和具有良好美誉度的著名品牌.
信息化现状和客户需求
广东天地物流圆有限公司非常重视信息化的建设工作, 除公司总部均采用高配置的办公用机和专线方式接入外, 为了保证销售信息沟通渠道的畅通, 全国30个地方分公司都采用了1M ADSL包月的接入方式.此外, 公司还为核心业务采购了专用的软件系统, 力求通过信息化的方式降低公司办公成本, 提高工作效率.
公司经过一段时间的运营后发现, 虽然现有软件能够在某些业务环节起到一定的作用, 但对于分公司的精确管理和信息沟通都无能为力, 空有良好的网络带宽环境却没有与之配套的应用软件, 加上地域等客观因素的存在, 各个分公司在一定程度上变成了一个个信息孤岛.
广东天地物流圆是以新产品代理销售为主的业务模式, 对于分公司营销渠道的控制非常重要, 因此急需一套有针对性的协同办公软件去辅助全国30分公司销售业务的开展, 实现跨地域的实时管理以及提供强有力的资源支持和调控.天地集团通过对于市场上协同办公产品和解决方案的审慎选择, 并从各个方面考察备选公司, 最终与北京点击科技有限公司合作, 采用了点击科技的协同办公平台和全套企业级解决方案, 建立了跨地域、跨组织的高效率、自动化和智能化的协同办公系统, 实现了最初的建设目标.
点击科技在经过与广州天地物流圆的充分沟通后, 将天地的需求作如下归纳:
1.广州总部各部门之间日常办公需求
电子邮件:在总部的日常办公中, 电子邮件是重要的信息传递方式, 而一般的电子邮件软件都是独立存在的, 很难实现第三方软件对于邮件信息的调用.天地集团希望能将邮件系统整合到协同办公平台上, 并提供与其它平台办公工具的信息关联, 为今后实现知识管理和信息挖掘提供丰富的信息资源.
电子办公文档交换:在总部内部和各部门之间的日常办公中存在大量的文件、信息及与之相关人员.如何实现各部门之间公文的快递传递, 实现文档的自动归类和同步, 便于今后类似业务的信息查阅, 对提高工作效率, 减少重复工作具有实际意义.因此, 协同办公平台应该应提供电子文档的交换和归档功能.
2.广州总部与各地区分公司的协同办公需求
广州天地物流圆为了有效地实现对于30家分公司营销业务的实时管理和精确管理, 提供及时准确地市场宣传支持、政策支持和资源支持, 保证各分公司与总部之间信息同步和畅通, 要求协同办公平台提供丰富的信息沟通手段和方式并满足商业应用的安全标准;提供个人日程管理和动态团队的日程管理;能够方便快捷的建立虚拟的协同办公环境, 完成跨地域的事物讨论、协作办公和非流程、突发事件的处理.
点击科技解决之道
为了满足上述多方面的要求, 提高系统的性能, 降低天地物流的网络改建成本, 点击科技选择了反转"C/S"网络机构, 该架构是结合了对等网络(P2P网络)、C/S、B/S三种体系结构的混合型系统构架.系统以"客户端工作平台"为核心, 通过"网络服务中心(中央服务器)"和"协同服务器"提供辅助功能和管理功能, 构建一体化的协同办公平台.天地集团的协同办公平台架构如图所示:
综合通讯
在基本的电子邮件收发功能之外, GK-Star提供了创新的语音邮件功能;为了保证员工日常正常邮件的处理, GK-Star提供了邮件列表的远程管理和垃圾邮件过滤等增强功能;此外, 邮件客户端还提供了数字加密和数字签名技术, 从而避免邮件在以明文传输的过程中被非法窃取.GK-Star内置了综合通讯模块, 全面地安全设计使之适应严肃的商务应用, 该通讯模块不仅实现了互发留言、实时语音通话等, 还提供了即时通信、手机短信和电子邮件的互发和三种通讯方式的捆绑, 从而保证了广州总部和全国30个地区分公司的业务办公信息及时、准确的投递和沟通.
最新版本的GK-Star还提供了PC-PC的IP电话功能, 后续版本中将提供PC-PHONE的通讯功能.GK-Star将文字和语音与无线网络、电子邮件、手机和固话等通讯方式和技术充分结合, 从而全面增强了天地集团的信息传输能力, 降低了企业沟通成本, 改善了企业沟通方式, 提高了企业运作效率.
协同办公
GK-Star提供了创新的多人协作工具, 一个自助式的虚拟团队工作空间——协作区.通过结合同步协作功能(在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享.
协作区特别适合于天地物流圆当前的组织结构, 即总部的管理支持部门与各地分公司跨地域、多部门的组织现状, 不论是领导还是普通职工都可以很方便的创建协作区, 并根据团队需要组织与特定项目相关的内容和信息, 召集在地理上分散的团队和小组, 甚至与外部供应链合作伙伴和客户进行协作, 自主决定成员结构, 控制人员权限和文档访问权限.
为了让协作区更好的服务于天地集团, 天地物流圆规定了严密的协作区使用规定和申请流程, 实现了诸如财务管理、市场管理、后勤部门资源支持、工作计划和成果汇报、资源的申请和批复等公司运营中急待解决的办公需求, 使协作区真正成为跨地域协同办公的有力工具.
实时管理&精确管理
GK-Star提供了基于名片库的关系管理功能, 同时将个人资料、交往过程、通讯记录、日程安排、文档记事等信息相互关联, 方便在开展新工作时, 对以往类似事物的经验信息的收集和调用.同时, 广州天地物流圆利用个人的"日程管理"结合团队协作区的"日程共享"和"工作汇报", 实现了对于各地分公司的实时管理和精确管理.作为总部或公司领导, 可以随时随地的同步到相关员工的日程信息和工作内容, 甚至可以精确到以小时单位的工作状况, 领导也可以选择性的共享自己的部分日程, 让指定人员可以了解自己的工作日程.这些创新的应用不仅提高了对于人力资源和物力资源的有效调配, 也为领导和职工供了简单实用的管理沟通工具, 将天地物流"人本管理"的企业文化和GK-Star"以人为本"的设计理念充分融合.
GK-Star针对天地集团的商用安全要求, 设计了"身份认证、信息存储、信息传输"的三层加密、防伪的安全机制:严格的AES加密有效保证数据存储安全;数据传输经过SSL自动加密, 有效防止数据在传输过程中泄密;先进的公开密钥和数字签名技术, 实现数据防伪、身份认证与定向接收功能, 在相当程度上保护了天地物流的商业信息机密性.
竞开协同平台构建的天地物流圆协同应用系统, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为天地物流圆今后业务的蓬勃发展奠定了良好的信息基础.
客户收益
当前, 在企业中普遍存在这样在一种团队, 其成员会来自于不同的单位、不同的部门、不同的机构, 而且其中的任何一个成员都有可能从事不同的角色, 同时参与多个团队的工作, 这样的团队被称为动态团队.动态团队管理模型可以说是新经济时代的一个最重要的特征, 而它的最主要的特点可以归结成三个方面:第一个是跨组织协同管理;第二个是松散协同管理;第三是可变流程协同管理.在天地物流园现有的管理模式下, 出现了对协同办公应用的全新需求.面向动态团队管理的方案已经不能仅仅完成信息从这个机器到那台机器的转移了, 它是以人的管理为核心的全方位的协同管理.它包含了人的管理、信息的管理(知识管理)、流程的管理(协同商务)、应用协同的管理等.
天地物流圆的协同应用方案正是以人为中心, 以动态团队为管理的主体, 使天地物流庞大的营销组织结构不再受制于软件系统, 而是充分利用系统功能, 实现传统办公和敏捷办公的各种需求, 并给天地物流圆带来了丰富的使用受益:
加强管理
1) 利用协作区和日程管理打破现有的组织和地域限制, 公司管理人员可以随时就自己所关心的项目和任务进行全方位的查询和监控.
2) 通过协作区的应用方式, 减少了不必要的手续和信息的反复传递, 所有的问题和意见对协作区成员完全透明, 保证了各种制度的实际可操作性, 缩短了任务周期.
灵活工作
1) 结合天地物流圆不同部门、不同组织的协同办公特点, 员工可以根据工作需要随时构建自己的业务协作区, 申请各种资源, 及时与有关人员沟通解决问题, 推动业务发展, 完成办公事务.
2) 用户管理自己的办公事物, 借助平台的网络适应性, 随时随地的完成工作;管理者根据公司要求灵活设置用户使用权限, 使办公、业务透明化, 便于监督管理, 从而推进企业的流程化、标准化的进程.
高效配合
1) 平台支持包括文本和声音为基础的即时通讯、手机短信、电子邮件等多种通讯手段的沟通方式, 保证信息传递的及时准确.
2) 综合通讯的应用将天地物流的以营销为服务主体的组织结构从横、纵两个方向通过不同的通讯方式连接了起来, 管理层之间、业务部门与行政部门之间、销售门市与总部之间都可以借助发送留言、手机短信、文字或语音邮件、或语音通讯等方式实现全面的沟通.降低了公司的沟通成本, 提高了信息传递的成功率和准确性, 在一定程度上提高了工作效率.
信息增值
1) 协作区支持信息的自动分类, 使信息积累和知识挖掘成为可能.
2) 信息高度关联, 减少数据重复输入, 实现信息同步更新.
降低成本
1) 降低虚拟工作团队的协作成本, 提高工作效率.
2) 扩展对等网络技术降低对网络与服务器的二次投入.
赵部长是广州天地物流圆网络销售部的负责人, 负责公司软件信息系统的建设和全国的网络销售工作, 是竞开协同之星在物流圆内部应用的有力推动者.在和赵部长交流GK-Star的使用体会时, 赵部长说到:"协同理念是一个比较新的办公管理理念, 需要公司的领导者站在一个比较高的层次去看待和理解.(竞开协同之星)它不同于一般的ERP或业务系统, 不可能带来直接的可视效益, 但它的使用确实使我们在信息沟通和办公管理方面的效率大幅度提高, 适合我们这种跨地域的管理组织结构.我们很高兴使用了点击科技的竞开协同之星."
|
|
