| 北京伟嘉集团成功案例 |
客户背景
北京伟嘉集团是在农业部、国家科委的倡导与支持下, 由中国饲料工业协会创办的科工贸一体化的高新技术企业, 是"全国饲料工业标准化技术委员会委员单位", 承担着制定饲料工业标准的神圣职责.集团下设北京伟嘉人生物技术有限公司、沈阳伟嘉牧业技术有限公司、长沙伟嘉饲料有限公司、北京伟嘉动物保健品公司、北京伟嘉绿茵科技发展有限公司、水产公司及独资、合资合作企业, 产品以生产高科技饲料为主业, 形成了饲料、动物保健品、酶制剂、水产、草业为五大支柱的产业格局, 建立健全了以北京为中心, 山东、河南、山西、辽宁、黑龙江、内蒙、广东、广西、江西、湖南等十几家分公司, 辐射华东、华北、中南、西北、西南地区的市场网络.
客户需求
作为一家集团公司, 北京伟嘉集团需要掌握全部下属子公司的财务数据和报表.虽然集团总部与分公司之间采用的都是一样的财务软件, 但是因为都是单机使用的, 无法进行数据汇总, 投入大批资金购买新的财务软件既投入过大, 又会造成人员的再培训, 延误日常业务的处理.虽然公司总部与各地分公司都接入了互联网, 但并未建立专网或者VPN, 只是简单地使用ADSL接入或者甚至拨号接入, 网络条件比较差, 而且都并非一直在线.因此, 伟嘉集团一度考虑使用电子邮件作为财务报表汇总的主要方式, 但实行一段后, 发现无法坚持下去, 主要问题表现在:
1.邮件可管理性很差.总部的财务和管理人员每日收到大量的邮件, 从中分离出各地的财务报表是很繁琐的工作, 占用了大量的工作时间.
2.邮件的直观性很差.总部财务人员在收到财务报表的邮件后, 需要将附件取出, 归档, 然后才能发现究竟哪些分公司还没有及时上报财务报表, 再使用电话进行催促.但由于邮件的直观性和可管理性差, 经常发生错漏, 与地方分公司财务产生误会和纠纷.同时, 此工作量也相当大, 对于本来工作就很繁重的总部财务人员而言就更加难以承受.
3.邮件的时效性不强.伟嘉集团需要每日对财务报表进行汇总, 但很多邮件不能及时收到, 造成数据汇总的延迟.
4.邮件规则的技术性太强.为了方便邮件的归类, 伟嘉集团请技术人员为财务人员制定了邮件分类规则, 使得按照一定规则命名的邮件可以分到指定的目录下, 减轻了财务人员的部分工作负担, 但是, 这些规则指定方法很复杂, 财务人员无法自行进行修改.而且这些命名规则需要分公司财务人员严格执行才行, 而对于新加入的人员来说, 培训也相当吃力.
5.考虑到病毒问题, 集团准备禁止在电子邮件中夹带附件.
系统简介
根据北京伟嘉集团的以上需求分析, 该公司迫切需要一种典型的跨地域低成本可管理性强易学易用的解决方案, 能够让各分公司与总部之间实现良好的协同财务管理.
经过比较后该公司选择了点击科技的竞开协同之星(GK-Star)作为财务人员协同办公的基本平台, GK-star是一个高度集成的协同办公平台, 主要解决了该公司如下问题:
1.远程跨地域信息数据传递.该集团每个分公司都建立了协作区, 公司总部、分公司相关人员都加入到协作区中.在协作区中各分公司每天上报公司总部的财务报表现在都通过协作区来进行传递, 文件都按照目录放置组织管理非常有调理, 一目了然.而且每个分公司的财务报表进行更新后协作区都会用红色的记号提示, 总部管理人员只要看到哪个分公司的红色记号没有出现, 就知道该公司的报表没有及时上报, 可以对其进行督促.另外, 协作区中的文件工具使用方便简单, 各分公司人员只要把自己的报表放入即可, 不必关心会有什么人来进行汇总和审阅, 文件的同步由底层自动完成无须人工干预, 也不必制定任何规则和进行培训, 用法类似于共享文件夹, 财务人员很快就能够掌握使用方法和要领, 完成了伟嘉集团的主要任务需求;
2.低成本即时通讯.通过GK-Star集成的即时通讯功能使得财务人员之间可以时时保持联系.特别是各分公司财务人员, 并可以时时与公司的任何一名财务和管理人员进行沟通, 虽然远在异地, 但与公司总部的"距离"被拉近了.另外过去很多事情都要通过电话来沟通, 经常遇到要找的人不在而信息传递不畅.现在只需要用即时消息来直接进行沟通, 并且可以发送留言, 大大提高了工作效率.
3.联系人管理高效.每个人都可以从公司协作区中同步公司所有联系人的联系方式, 而且可以通过联系人建立邮件、通讯记录以及文档的信息关联, 方便信息的提取.
4.公司领导可以时时查看财务部门的工作情况.以前领导经常想要检查工作资料的时候, 必须有下面的员工去准备, 比较花时间.现在领导在每一个协作区中出现, 所以领导可以随时进入到每一个协作区中检查财务人员的工作情况, 以便对公司的财务状况有一个时时的掌握.这都是为伟嘉集团带来的额外的收益.
客户收益
由竞开协同平台构建的伟嘉集团协同财务管理解决方案, 实现了依托信息化进行科学管理、提高业务效率、充分利用资源的原定目标, 为客户带来了以下一些利益.
方案有效地解决了伟嘉集团各分公司财务人员与总部实际工作中的沟通、汇报问题, 满足了财务部门工作、沟通的需求.通过该平台, 公司领导能够随时了解各分公司的财务状况, 为公司的重要决策提供了大量翔实的参考材料.
平台具有强大的数据信息关联性, 改变了过去单一的电子邮件的工作方式, 通过即时通讯、手机短信、协作区共享和电子邮件等综合通讯手段, 同时提供了强大的数据关联能力, 大大提高了信息文档的查找效率, 提高了工作效率.
平台具有良好的网络适应性, 能够适应不同的网络环境, 公司领导即使出差同样能够及时与公司保持联系, 了解集团整体的财务状况和每个分公司的具体财务状.
项目实施成功后, 伟嘉集团财务总监梵燕由衷地说:"我们使用协同办公软件之后, 感觉财务交流、下达通知很方便, 确实是提高了工作效率, 解决了工作中的许多难题.集团的销售部门和市场部门也有这方面强烈的需求." |
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