| 协同应用, 老窖新香 |
客户背景
泸州老窖是中国久负盛名的名酒生产企业之一, 也是在深圳交易所较早上市的股份有限公司之一.作为中国最大的名酒基地之一, 公司总资产30亿元, 生产建筑面积36万平方米, 员工5000余人, 其中高、中级企业管理人员和工程技术人员500多人;下辖15个车间, 年产泸州老窖系列酒5万吨以上;此外, 还拥有技术先进、设备精良的质量检测中心、泸型酒质量控制研究中心和研究中心等.在采取领先的高科技方面, 泸州老窖股份有限公司始终认为, 公司传统而先进的酿造工艺是公司的根本竞争优势所在;科技的介入将会使管理和工艺的实现更加高效, 是必须采用的重要手段;二者是一个相辅相成, 高度互动的辩证关系.在这种原则指导下, 泸州老窖一直致力于将生物工程和信息技术相结合, 推动企业生产经营的发展, 成为中国大型企业信息化的领导者.
不久前, 泸州老窖成功地与点击科技合作, 以"渐进式信息化发展策略"为指导, 在点击科技的竞开协同平台上构建起以协同信息流为基础、以无线设备与应用平台为手段的企业信息管理平台, 在此基础上全面提高州老窖集团电子商务与信息化协同水平, 成功缩短了企业信息交流时间与成本.
客户需求
近年来, 中国的国民经济持续高速增长, 人民收入普遍增加, 物质消费与精神消费日趋旺盛, 对于白酒行业而言, 面临着新突破和新机遇.但另一方面, 在国家总的"限制发展"方针下, 白酒企业的生存压力也更大, 不仅要针对新的消费需求开发更多的新产品, 还要面对全国数万家白酒企业的激烈竞争.除在传统的酿造工艺之外, 泸州老窖十分重视企业信息化建设, 公司高层认为:信息化将是提高泸州老窖竞争优势的法宝之一.为此, 泸州老窖实施了多种信息系统:如用友财务系统, 正在试用的浪潮ERP系统, 先进的通讯设施, 以及ADSL宽带上网等等.但是, 随着上述基础设施的改善, 公司跨部门、跨地域协作以及移动办公中存在的问题日益凸现出来.
1.跨部门、跨地域协作问题
与目前大多数国企一样, 泸州老窖的组织结构比较复杂, 各种机构总共30多个, 还有遍布全国的分公司和代理商.这些机构和团队成员分布在不同的地理位置, 彼此之间交互的信息呈爆炸式增长, 协调管理费用非常高.大量工作需要不同部门的人员组成临时性的项目小组, 例如新产品开发, 新的渠道拓展、新的市场活动等等, 现有的财务系统和ERP系统不能解决这些跨部门、跨地域的非固定流程, 他们之间的协作主要还是基于电话、E-Mail和服务器文件共享等, 效率低下, 不能实时互动, 存在较大的安全隐患.
2.移动办公问题
泸州老窖的销售人员和代理商遍布全国各地, 销售人员几乎一半的时间都在出差, 移动办公成为他们最主要的工作方式.移动办公离不开笔记本电脑, 但是如果没有良好的通讯和信息共享, 笔记本电脑也只是一个移动的"信息孤岛"而已.出差在外, 销售人员经常需用申请市场费用支持、销售价格折扣等, 有时候还需用实时的查询供应链情况, 根据需要紧急调货等, 以往只能通过打电话和E-Mail与总部联系, 因为地域的阻隔, 往往不能快速响应, 贻误了商机;在当地碰到一些有价值的市场信息, 也没办法及时与总部方面深入沟通;出差时间一长, 公司规章制度、销售政策的更新也无法同步.对总公司来说, 激烈的竞争需要动态的销售管理, 而出差的销售人员则像断了线的风筝, 很难掌控.想要召开销售会议, 只能等他们返回总公司之后才能举行.因此, 如何充分发挥现有IT应用系统和领先的通讯设施, 实现跨部门、跨地域的协同工作, 全面满足移动办公的需要, 提高业务管理效率, 成为泸州老窖迫切需要实现的问题.
系统简介
在经过了仔细的考察之后, 泸州老窖最终采用了点击科技的协同应用解决方案, 圆满实现了公司跨部门、跨地域协作和移动办公的需求.点击科技的协同应用解决方案由新一代协同软件——竞开协同之星(GK-Star)及竞开工作流管理系统(GK-Workflow)两大部分组成.GK-Star是点击科技自主开发的协同软件产品, 也是国内第一个商业化的协同软件产品.在功能上, GK-Star融合了电子邮件、即时通讯、协作区、名片库、文档管理、日程安排等多种沟通和协作工具, 能够根据客户的不同需求转化成相应的信息化解决方案, 例如客户关系管理、远程办公、项目管理、在线培训等.GK-Workflow是一款流程自动化管理软件, 主要用于优化和管理政府、企业的办公流程, 包含工作流系统管理端和工作流系统应用端.
系统应用架构如上图:
泸州老窖从管理层到办公室人员、销售人员共300余人分别安装了GK-Star, 并通过点击科技位于公网上的中央服务器进行注册和登录管理.为了提高数据传输的效率, 点击科技在泸州老窖局域网和公网上都添加了中继服务器(Relay Server).在GK-Star实施成功之后, 点击科技又为泸州老窖安装了工作流系统, 并且将工作流服务器设置在公网上, 实现了跨地域公文流转.整个系统采用创新的扩展对等网络架构, 结合了对等网络、C/S、B/S三种体系结构的优势于一身.
GK-Star能够实现综合通讯、协同工作、关系管理三大应用:
1.综合通讯
在普通的电子邮件功能之外, GK-Star提供了创新的语音邮件, 远程管理, 邮件加密, 数字签名, 发件人管理, 垃圾邮件过滤等增强功能.配合竞开邮件服务器(GK-Mail), 可以形成完整的企业邮箱系统.GK-Star内置了即时通讯模块, 并使之适应严肃的商务应用.不仅实现了互发留言、互传文件、实时语音通话、通话记录查询等, 还提供了额外的手机短信群发功能.泸州老窖的管理层之间、销售人员与管理层之间可以随时发送留言、以文字或语音形式进行沟通, 还可以发送手机短信, 手写邮件或录制语音邮件, 或者直接传送文件.全面改善了的通讯系统, 降低了企业运作成本, 改善了企业沟通方式, 提高了企业运作效率.
2.协同工作
GK-Star提供了创新的多人协作工具, 一个自助式的团队工作空间——协作区.通过结合同步协作功能(在线感知、即时消息收发、网络会议、白板、共同浏览等)和异步协作功能(BBS论坛、名片共享、团队日程、文档共享等)以达到信息交互和文件共享.协作区特别适合于泸州老窖多部门多机构的组织现状, 不论是管理层还是销售人员都可以很方便的创建协作区, 根据团队需要组织与特定项目相关的内容和信息, 召集在地理上分散的团队和小组, 甚至与外部供应链合作伙伴和客户进行协作, 自主决定成员结构, 控制访问权限.
3.关系管理.
GK-Star提供了基于名片库的关系管理功能, 它将个人资料、交往过程、通讯记录、日程安排、文档记事等信息相互关联, 可对名片进行分组、网上更新、小组共享等高级功能, 一键启动与联系人的通讯、记事、日程管理、协同工作等.这些创新应用不仅提高了泸州老窖内部的沟通效率, 也为管理人员和销售人员提供了简单实用的关系管理工具.
GK-Star针对局域网、互联网, 窄带、宽带, 无线、有线等多种网络环境, 提供离线、P2P、C/S、VPN等多种网络模式, 还特别支持最新的OCC技术, 保证数据同步或异步地更新到用户的电脑上.严格的AES加密有效保证数据存储安全;数据传输经过SSL自动加密, 有效防止数据在传输过程中泄密;先进的公开密钥和数字签名技术, 实现数据防伪、身份认证与定向接收功能.
如果说GK-Star解决了泸州老窖的非固定流程需求, GK-Workflow的进一步实施则实现了固定办公流程的自动化.GK-Workflow可实现日常办公公文和电子公告的自动流转, 包括公文的草拟、签阅、审批、收发、存档、输出, 以及工作流程的定义与管理、公文的定制和管理、系统的维护管理等等.泸州老窖采取将工作流服务器设置在公网上的方式, 这样即使出差在外的工作人员也可以进行正常的申请和批复.通过对GK-Workflow进行扩展, 还可以解决支票申请、出差申请、考勤月报、后勤管理、人员管理、车辆管理、客户资料管理、网址管理、资料汇编、量化考核和决策支持等多种功能, 全面提高公司的业务管理和决策效率.
客户收益
在泸州老窖上上下下的全力推动和配合下, 点击科技的协同应用系统在三个月之内全部实施完毕.投入应用后, 解决了泸州老窖存在的跨部门、跨地域沟通协作问题, 使移动办公真正得以实现.具体来说, 为客户带来了如下利益:
1.跨部门、跨地域沟通协作水平大大提高, 沟通成本大为下降.通过协同应用系统, 企业领导能够随时了解员工的工作进度, 听取人员汇报, 安排工作日程等, 工作人员之间也可以随时针对工作任务、工作方式等问题展开讨论.GK-Star提供了一个高度互动、个性化的工作环境, 在泸州老窖工作人员之间、泸州老窖与其他企业之间建立起一座及时、快速的沟通桥梁, 泸州老窖的营销工作变的透明高效.
2.移动办公进入到移动协同的新阶段.传统的移动办公主要通过笔记本电脑来实现, 但是如果没有适用于移动办公的软件系统, 就无法实现信息的同步更新和实时交互, 移动办公也是名不副实.GK-Star使遍布各地的销售人员和泸州老窖总公司之间自动形成一张信息沟通的大网, 无论销售人员身处何处, 以何种方式办公, 都可以与这张网上的任何节点沟通、协作、同步更新.GK-Star的应用不仅节省了差旅和通讯费用, 也使原有的硬件成本进一步增值.
项目实施成功后, 泸州老窖副总经理张良先生用 "使用点击科技的协同产品是一种快乐"来评价协同应用系统, 他说:这套系统为我们带来三点好处, 一是为我们构建管理平台起到了很大的帮助, 我们通常讲的管理要科学化, 这就是很好的体现方法.作为管理层, 特别是我们这种国有企业, 工作内容庞杂, 有了这套系统我就可以及时地做出处理意见;第二是方便实用, 这是很重要的一点;第三是目前制造业市场变化很快, 通过这些高效的信息化工具来提高工作效果, 促进我们的产品的研发和市场的壮大.例如销售, 我们需要市场信息要以最快的速度传输到公司的管理层或决策层, 来反作用于我们的市场, 只有构建了这种信息的高速公路, 我们的需求才能实现, 公司才能得到更新的发展.
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