| 大庆采油二厂成功案例 |
客户背景
大庆油田采油二厂是一所大型石油单位, 年产原油近千万吨.随着采油二厂的不断发展壮大, 管理水平也不断地趋向优化, 但是面对繁重的办公事务, 如何提高办公效率, 并利用各种资源为领导的决策带来准确无误、快捷详尽的数据信息成为大庆采油二厂进一步发展的重要的课题.现代的管理模式和管理方法在企业的应用, 使各级领导注意到提高办公效率必须要采用科学的管理工具和管理手段, 实现办公自动化是近期的重点目标.
客户需求
针对大庆采油二厂的特点并结合信息化建设的现状, 因此对于其协同应用的实施就有如下的特点和要求:
■ 通作该系统可以实现跨组织、跨地域的协同办公功能, 主要指二厂与各采油队、二厂与各部门、采油队与各部门之间的协同工作、信息交流.
■ 该系统应该有良好的平台扩展功能, 能够实现与其他平台的对接和业务模块升级更新, 可以与公司业务系统逐渐衔接.
■ 有灵活、方便的公文模板定制能力, 能够处理诸如公司通告、办公室收/发文、通知、公函、会议纪要、签报、报告在内的各种公文.
■ 要求该系统采用友好的图形化窗口用户操作界面, 支持鼠标操作, 可操作性强.而且操作界面应简洁、直观, 有利于简化操作, 并提高操作效率.
■ 具备完整的操作权限管理办法, 具备良好的安全性、可靠性, 在公共网络上能够达到类似于专用网络的效果.
■ 良好的综合拥有成本和维护使用成本.
解决之道
基于上述特点, 大庆采油二厂办公系统重点实现跨组织、跨网络的协同办公管理;解决可升级更新问题, 延长系统的使用周期, 增大投资的利用率.
■ 协作办公
针对大庆采油二厂中某项目、部门或者其它任意组织的成员, 甚至是一个虚拟组织, 需要系统提供简单方便的信息交流与协作环境.用户可创建多个协作区, 组织协作内容, 自主决定成员结构, 控制访问权限.在其中用户可以随时随地召开网络会议, 共享文档资料, 安排项目组日程, 交换名片, 交流思想, 实现远程同步操作等, 从而实现大庆采油二厂的团队成员之间的灵活高效的业务协同与群组互动.
■ 公文流转系统
大庆采油二厂在日常办公与协作过程中, 经常会遇到公文传阅、文件上报、合同审批、报告请示等与工作流程相关的信息管理工作, 在集中办公情况下, 这些处理都是比较容易完成的, 但是在领导或组织成员出差等情形, 需要远程办公的情况下, 如何保证公文传送的及时性、准确性与安全性, 是一个突出的问题.
平台需提供工作流管理系统, 该系统可以方便地编辑各种工作窗体, 快速进行角色、人员、部门与流程的定制, 方便灵活地定制出适合各个企业的工作流程, 实现在网络环境下的公文发起、流转、审核、批注、跟踪、存盘等功能, 真正实现远程化、无纸化办公.公文流转的过程中, 除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外, 配合手写板等设备, 还可以保留审批者的笔迹或批注, 支持手写签名、图章签名等多种签名方式, 与传统的工作习惯保持一致.
客户收益
点击竞开协同办公系统投入应用后, 为大庆采油二厂带来了以下一些利益:
方案有效地解决了大庆采油二厂各职能部门实际工作中的沟通、协作问题, 满足了部门人员之间工作、沟通的需求.通过该平台, 二厂领导能够随时了解工作人员的工作进度, 听取人员汇报, 安排工作日程, 获取工作相关资料做出科学民主的决策等, 提供了一个高度互动、个性化的工作环境.
平台在领导与工作人员之间建立起一座及时、快速的沟通桥梁.通过该系统, 工作人员能够及时了解相关工作积累的经验教训, 在第一时间对问题进行正确的反馈, 确保工作任务的顺利进行.
平台具有良好的网络适应性, 能够适应不同的网络环境, 用户即使出差同样能够及时了解政府工作进度, 协调各种资源, 确保工作任务顺利进行;二厂各职能部门与采油小队之间, 同样可以方便的通过各种网络连接方式与相关人员进行交流.
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