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信息化应用背景
在我国, 早在上世纪九十年代初就有不少媒体企业着手自身的信息化建设工作.那时理解的信息化就是MIS, 或者说是媒体企业的生产系统, 工作的重点是将以前的手工劳动转移到信息系统中, 以提高劳动生产率.
随着信息技术, 尤其是网络技术的发展, 媒体企业的信息化建设被赋予了更多的内容.协同管理是一种新的企业管理思路, 从这个角度看, 信息技术为媒体企业构筑协同管理平台提供了可能.而协同管理又是媒体企业信息化系统的一种科学的建设思路.协同管理系统的建设不同于媒体企业以往就事论事式的单一项目建设, 而是一种媒体企业管理思路的实现.它不仅仅包括信息系统范畴的内容, 还包括媒体企业管理制度的建立健全等内容.协同管理的内容将以知识的积累、共享、交流为手段, 以提高媒体企业核心竞争力作为最终目标.
信息化建设是一种管理思想与工作方式的再创造, 难免存在许多问题, 需要经常改进.另外, 一个平台的应用软件随着应用工作的深入, 用户会提出许多新的需求和意见, 这就要求厂商要勇于经常"否定"自己的劳动成果, 不断完善系统的功能.而做到这一点又是很困难的, 多数人和多数单位做事的习惯是认定自己总是正确的.没有改进, 当然不能接近成功.
以国内ERP举例:据权威机构统计, 目前中国企业实施的ERP成功率只在30%左右, 在推进信息化的过程中往往出现厂家热而客户不热的现象.虽然许多IT技术都已经成熟了, 但是以用户为中心, 为用户定制的"人性化设计"还远远没有成熟.在ERP的实施过程中, 许多企业提出了关于"业务流程重组"的概念, 但却往往忽略了在实际应用中应该是机器适应人, 而不是人适应机器.同时, 企业在不断变化中前进, 必须强调一定的灵活性.
在总结了国内一些软件厂商的经验教训后, 点击科技非常强调"渐进式信息化"的理念.并且将这套理念用"活页夹"的概念进行详细诠释.——把企业应用作为活页夹的形式, 可以灵活的插入相关模块, 当一些模块发生改变之后, 可以自由更换, 解决了标准化与灵活性相协调的问题, 同时也大大降低了成本, 整个"活页夹"模型是点击科技竞开协同平台的核心理念.
实施协同应用特点分析
在知识经济的新形式下, 对媒体行业提出了新的要求和挑战:
■ 媒体集团内部信息资源浩如烟海, 不知如何下手, 怎么办?
■ 行业具备特有的高保密性, 对于各种涉及安全性信息的上传下达要求 高, 也就是说, 对于松散组织结构的信息的垂直流转要求高;
■ 决策过程缓慢时常错失良机, 怎么办?
■ 不能在最短的时间内找到适当的工作人员响应随机需求, 怎么办?
■ 某些记者、编辑离职造成关键信息领域巨大损失, 怎么办?
■ 新的记者、编辑加入一个月了, 还不能进入角色, 怎么办?
■ 记者、编辑越来越缺少工作激情, 怎么办?
如何在媒体企业各部门、各地之间快速有效地传递信息, 如何让在外做采编、访问的记者与总部随时随地取得联系, 保证采稿、编稿、发稿的各个环节顺畅而且高效, 已经成了媒体企业迫切需要解决的问题.
在确定稿件的内容、版面等业务上, 编辑和记者之间经常需要互动交流, 从前期选题策划, 到采访提纲的设计, 初稿完成后的修改、加工, 都渗透着彼此的思想.以前编辑和记者讨论问题时, 无论是面对面交谈(浪费了交通和时间成本), 还是通过电话联系(通讯成本大幅提高), 都存在一定的不便.一旦记者出差在外, 只能通过长途电话和E-Mail进行沟通, 昂贵的费用和低下的效率, 常常使采编、发稿工作陷入困境.总之, 由于缺乏信息数据的共享和沟通平台, 一定程度上浪费了宝贵的信息资源.
此外, 媒体行业具有生产形态的松散化特点.生产组织形态的松散化是指随着生产方式的高级化、网络化, 生产流程由现实变成虚拟, 生产线由有形变成了无形, 生产岗位由固定变成了移动, 不再需要员工集中固定在某一个生产场所, 而又能按计划完成生产任务的生产组织形式.组织的松散化不是组织管理的松弛化, 相反需要更高的管理水平.生产组织的松散化能够使成本下降 , 公司不需要建设使用较大的生产场地, 员工甚至可以在自己的住所上班.
编辑和记者配置的计算机多种多样, 性能差异很大;记者出差面临的上网条件参差不齐;一些记者使用计算机的熟练程度也不理想;有些记者则经常在家中或者外地办公, 这就需要一套适应多种工作环境的强大易用的协同办公软件.媒体企业为了提供这些新的业务需要选择强大的协同应用平台, 平台不仅允许工作人员一天24小时访问相关新闻和信息, 也支持编辑人员对稿件进行远程存取, 还提供对公司日常决策的商业数据立即存取.
点击科技解决之道
经过对媒体行业的深入研究, 点击科技总结过去的实战经验, 采用国际上先进的协同应用管理思想作为主要理论依据, 提出如下观点:媒体企业要想解决现阶段所面临的管理问题, 满足企业发展需求, 就必须引入先进的协同应用管理理念和企业协同应用系统.
推行协同应用系统后会给媒体企业带来什么好处?
GK-Star协作区能帮助媒体行业用户实现动态团队、协同管理的应用场景.协作区有效地用多种方式将工作信息组织起来, 内容完整, 分类清晰, 使得对同一件事, 可以通过多种方式灵活的记录、查询、处理.对于选题本身, 可以通过讨论板实时进行说明、展开讨论.通过日程安排的会议结束后, 也可以通过共享文件及时分发会议记录.这些组合应用, 完全依照记者、编辑的喜好和业务的实际情况, 方便、快捷的进行工作.用户可创建多个协作区, 组织协作内容, 自主决定成员结构, 控制访问权限.在其中相关工作人员可以随时随地召开网络会议, 共享新闻资料, 安排记者、编辑小组日程, 交换联系人名片, 交流思想, 实现远程同步操作等, 从而支持编辑和记者对稿件进行各种操作, 包括显示各类稿件目录以选择稿件、建立新稿件、编辑稿件、调阅稿件、检索资料、打印稿件、连接稿件、截分稿件、淘汰稿件、填写处理意见、传送稿件以及签发稿件, 协作区可提供报社已发电讯稿与背景材料, 供编辑与记者参考, 从而进一步实现与记者、编辑团队成员、业务伙伴之间灵活高效的业务协同与群组互动.
GK-Star综合通讯功能可以通过将电子邮件、语音邮件、即时通讯工具、语音聊天、手机短信、协作区空间有机的组织与结合, 适用有线、无线、宽带、窄带等各种网络条件, 支持基于局域网与互联网的P2P信息交换, 支持离线使用.为各类人士, 尤其是为长期移动办公的记者和编辑提供了良好的工具和手段.通过多种沟通方式, 不论记者身处何地, 都可以与同事进行多种渠道的沟通和交流, 不仅快捷方便, 而且节省了通讯费用.本系统支持离线工作, 记者可以在家中或者其他没有网络的环境下工作, 等到计算机联网时, 系统自动更新数据.这使编辑和记者具备了极大的灵活性, 能够及时、可靠的处理信息, 并时刻保持与国内、外多个分支机构, 多个记者站的全球通信.本系统可将国内分社来稿、国外分社来稿、业务电和外国通讯社电讯稿等信息准确迅速地分发到总部指定的编辑部门进行处理.系统的网络传输采用了国际标准的SSL协议保证信息安全, 数据存储也采用了严格的AES加密算法保证数据安全, 再加上先进的身份认证与识别技术, 记者不用担心信息遭到窃取或者泄露.
GK-Star关系管理以人际管理为中心, 能够帮助媒体企业提供一个强大的办公助理功能.从媒体行业的角度看, 在协同办公的情况下, 加强对记者、编辑的管理也是当务之急.系统提供了诸如联系人名片管理、记者和编辑日程管理、新闻管理、通讯管理、报告管理等办公与媒体事务关系管理中的常用管理工具, 特别是通过应用整合、信息关联等技术, 把CRM的思想引入到办公与媒体事务关系管理当中来, 实时建立"联系人档案"与各种工作报告, 从而达到提高工作效率与加强记者、编辑管理的双重效果.
竞开工作流(GK-Workflow)是流程自动化管理工具软件, 工作流技术是组织与组织间应用集成的工具, 主要用于管理、优化政府和企业的办公流程.通过工作流系统, 企业员工可随时随地进入已预先定置好的个性化信息及企业内外的各类应用和服务.竞开工作流已事先定义了一些具普遍意义的工作角色及相关的信息、应用流程.竞开工作流系统可以方便地编辑各种工作窗体, 快速进行角色、人员、部门与流程的定制, 方便灵活地定制出适合媒体特色办公的工作流程, 可将授权者签发的中文、外文稿件根据既定流程进行流转.系统可制定优先级发稿定制流程、分类发稿流程、预发稿流程, 并进行定时发稿提醒功能.系统在网络环境下的稿件发起、流转、审核、批注、跟踪、存盘等功能, 真正实现远程化、无纸化办公.稿件流转的过程中, 除了使用数字签名与认证技术进行安全控制以外, 配合手写板等设备, 还可以保留审批者的笔迹或批注, 支持手写签名、图章签名等多种签名方式, 与传统的工作习惯保持一致.虽然是一个文件批阅的过程, 但也是一个企业知识管理和知识再学习的过程.在协同工作的环境下, 企业员工通过知识学习和知识更新的各个环节共同提高.
投资回报
点击科技媒体解决方案能为媒体企业带来什么?它将在以下几个方面使媒体企业快速地得到投资回报:
■ 为发稿提供重要手段, 系统支持按优先级发稿流程、分类发稿流程、预发稿流程, 并提供定时发稿提醒功能.
■ 沟通水平提高, 通讯成本降低.由于出外记者可以及时与相关同事保持联系, 以及工作信息在内部交流的加快, 大大提高了采编工作的时效性.编辑和记者拥有更充分的时间来全面了解情况, 采编能力和文章质量都大大改善.
■ 团队、部门协作水平提高.通过协作区统一组织新闻信息、沟通交流, 减少中间环节, 降低了出错率.同时, 新闻资料共享更为科学, 同一信息不必反复发送, 降低了沟通和管理成本.
■ 系统成为实用的个人助理, 帮助记者、编辑进行时间管理, 新闻管理等.
系统的规划考虑到今后管理发展的需要, 便于信息化平台建设分阶段实现.用户的需求随着时间、使用过程中经验的不断积累, 对系统功能应用会有针对性的需求.在适应媒体企业的财务预算, 保护企业前期投资的前提条件下, 点击科技与其它厂商的应用软件结合或提供开发接口, 为媒体企业提供一个真正支持信息化建设渐进式推进工具和平台.
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