30多年的历史, 每年生产超过800万件的金银珠宝首饰, 占香港的1/3的年黄金加工量, 拥有金至尊3DGold、银河之星等知名品牌, 香港最大的金银珠宝首饰制造商之一, 3000多名员工, 已经在内地30多个城市开设了80家金至尊专营店, 将要开发300家专营店, 如此等等, 都是香港恒丰珠宝首饰有限公司傲人的资本.

但是, 这样一个品牌店在去年也不可避免地遭遇到了连锁经营的老问题——分销管理难题.协同科技的应用, 为其化解了这道难题.

品牌店遭遇"老问题"

恒丰公司的销售网络现在覆盖全中国, 已经在内地30多个城市开设了80家金至尊专营店, 将来还要开发300家专营店;另外, 在欧洲也有销售点.

恒丰金业企业资源部行政经理冯伟光表示, 这么多分销点对于恒丰公司的跨地区管理是一个挑战.

恒丰各分店每天会有大量的传真、电话、email传到公司总部.特别是, 分店与总部营运部门之间每天有大量文档需要及时传递, 沟通内容涉及到:调换货、业务咨询、型号统计等, 不仅信息量大、种类多, 又要求及时反馈.如果单纯依靠邮件和传真、电话的方式进行沟通和管理, 不但工作效率低、成本高、而且容易混乱出错.传统的办公方式已经很难适应恒丰珠宝的业务发展与管理需求.

经过比较选择后, 恒丰公司选择了点击科技的竞开协同之星(GK-Star), 在其基础上建立办公新平台——GK—Star, 并安装了竞开工作流管理系统来实现内部公文的快速流转.

协同让办公"天涯若比邻"

"协同为我们创造了‘天涯若比邻’一样的办公氛围.现在全国各地销售渠道实现了信息的及时交互, 无论是销售数据、还是物流调配、甚至产品设计的思路, 都能通过GK—Star进行便捷地沟通, " 冯伟光认可地表示.

据介绍, 目前恒丰各分店通过GK—Star的协作区向总部汇报每日、周、月的业务数据, 节省了长途电话、传真用的纸张等大量的分店沟通成本, 提高了工作效率.原来总部从接受各地分店的报表与计划到处理, 至少需要一周, 现在各分店在三天之内就可以得到反馈.

集团每个工作人员的联系方式都在协同办公平台上, 员工处理邮件、联系业务、请假、派车等事务都可以在这个平台上进行, 而且每个员工处理过文档都要放入协作区中, 方便了领导的确认和大家的取用.如果哪一个文档进行了改动, 系统还会自动标出修改标记, 便于跟踪处理.

如果领导遇到紧急事务需要召集各分店进行研讨, 会务人员不用再像以前那样, 花几天时间, 紧张地安排场地、电话通知各分店、确认参会人员等琐碎的事情, 现在, 有了协同办公工具GK-Star, 一切都方便、省事了.

领导可以首先在GK-Star中建立了一个名为"某某项目研讨会"之类的协作区, 然后添加了包括研讨日程、讨论板和共享文档在内的协同工具.紧接着, 点击联系人名单, 再一个个添加各分店店长的名字到协作区中, 项目成员就可以接受到邀请信息, 直接进入协作区参与讨论.这样, 一个虚拟的以项目为核心的团队诞生了, 不用打电话, 不用发送E-Mail, 不用来回出差奔波, 节省了时间和会务成本.

部门经理也受益非浅.举例来说, 对于"调换货"这样一个跨部门、跨地域的项目, 很多意见需要反复沟通.没有GK-Star以前, 部门经理几乎天天抱着电话说得口干舌燥.现在好了, 可以发送语音邮件, 还可以直接点击项目成员的图标发送即时消息, 传送文件, 发送手机短信等.一些重要的问题的沟通, 该经理可以在讨论板上发布帖子征求领导、分店的意见.大家你一言我一语, 就好像在网上论坛灌水一样, 及时讨论并解决问题, 而且很多重要的讨论和决策过程就这样完整地保留下来.

ISO质量控制体系认证的一个重要内容, 是要求公司所有工作流程都是可证明的, 比如说, 对于领导签发的流程, 必须要有一个详细文挡对此流程进行说明, 这些文档也叫受控文挡.评审一个公司是否达标就是检查其是否有受控文挡, 以及能否及时拿出受控文挡.

项目实施之前, 很多受控文档都是纸质保存的, 不利于保存, 也不便于查找.现在, 所有与业务流程相关的文档、报表等都保存在GK-Star里面, 可以随时随地查看.