何谓协同办公
协同办公是协同软件最基础、最成熟的应用, 是软件与互联网、通讯技术结合的产物.与传统的ERP、CRM等企业管理软件相比, 协同办公强调企业中人的管理和事务的管理, 强调以人为中心, 管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动;与传统的OA系统相比, 协同办公支持全面的移动应用, 支持跨组织、跨系统、跨网络、跨地区的应用, 强调管理的灵活性、通用性与柔性管理.
协同办公平台包含三大核心平台:企业沟通平台、团队协作平台和应用支持平台.实现企业内部以及企业之间有效、实时的沟通, 并以团队协作为核心, 提供通用的、随需应变的管理平台, 成为一站式的协同办公环境, 从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力和开放延伸能力.
走进"协同办公"
大连D公司的业务经理小陈到昆明出差, 得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目, 而这一项目正是小陈公司的业务强项.
机不可失, 十万火急!对方的项目第二天就要开标了, 小陈觉得还是值得争取一下的, 于是好说歹说, 让小刘在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议.
眼看离下午的会就几个小时了, 小陈赶紧忙了起来.先打电话向在海南度假的公司王总作了个简单的汇报.按照王总的指示, 小陈打开了随身的笔记本电脑, 启动竞开协同之星(GK-Star)软件, 并接上了互联网, 使用GK-Star的网络会议功能立即安排了一个网络会议, 把远在大连的几位同事邀请了进来, 简单介绍了项目情况, 王总明确要立项, 并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组, 立即投入工作.
会后, 小陈立即利用GK-Star建立了一个"协作区", 并向这个项目小组的所有成员, 连同王总等领导都发出了协作区邀请.项目成员通过GK-Star收到并接受邀请后, 便可以自由进出协作区, 阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息, 还可以随时留言, 使用BBS、白板等工具进行讨论, 如果大家都在的话, 也可以就地举行网络会议.这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室, 可以随时随地按需建立, 随时进行配置, 并且, 所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络, 都可以随时进入, 而不必担心信息安全的问题, 真正做到"天涯若比邻".
协作区建完, 小陈通过GK-Star里面的电子邮件系统, 把小刘传来的有关项目资料放到了协作区的相应的共享文档目录里.随后, 在BBS里讲述了自己对该项目的分析.差不多同时, 远在大连的同事也开始了工作, 在协作区里, 小陈很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等, 也看到了王总新的指示, 小陈利用GK-Star的即时通讯功能与相关的同事进行了交流.
中午时分, 项目方案的第一稿在协作区里出现, 看来大连同事们的工作效率是很高的.小陈用GK-Star的短信功能通知了王总后, 王总也连上线了, 王总大概是在沙滩上开的机呢, 因为他说现在使用的是GPRS无线网, 网速比较慢, 不能直接使用GK-Star的网络电话功能了, 需要的话, 让小陈用GK-Star的PC-Phone给他的手机打电话.王总看完了方案初稿后, 提出了了修改意见, 讨论之后, 大连同事立即进入第二稿的修改工作.
下午, 小陈单枪匹马会见小刘的公司一干人等.小陈打开电脑并连网, 通过GK-Star软件查看协作区里新版本方案.
会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面, 大连成了小陈这边的大后方, 负责随时收集相关的资料, 并通过协作区及时传给了小陈, 有些问题, 小陈也通过即时通讯功能与王总进行了的沟通, 而王总则通过VoIP功能完全参与了整个会议.对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋, 一个小时后会议在愉快的氛围中结束了.
小陈回到旅馆后, 王总决定由大家作一个会议总结, 并对项目方案进行第三稿的修改.这时, 小刘给小陈来了电话.小刘说今天神了, 我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高, 原来以为不可能的事情, 你们做到了.领导说, 就凭这个效率, 对和你们合作就有信心.
王总得知消息非常高兴, 表扬了小陈的敬业精神, "协同办公带来了千万大单的入门证."
协同办公为什么而诞生
协同办公结合了移动办公、远程办公、虚拟团队、延伸型企业、实时企业、企业应用门户、人本管理、柔性管理等应用技术与管理概念, 适应现代敏捷企业以快制慢、随需应变的要求, 可快速整合企业内外的资源, 使企业获得互动、整体的效益, 提高交易效率、降低交易成本.也为协同办公的使用者获得全新的工作体验.
具体来说, 协同办公能够为用户带来以下几个方面的价值:
1、加强实时能力, 实现信息快速传达、反馈沟通和实时化的管理, 适应市场需求, 快速变化.
2、提高延伸能力, 使企业从单一的、封闭的内部管理体系, 延伸到跨企业、跨行业、跨地区的行业联盟.
3、与传统的ERP、CRM、OA等"刚性管理"工具与方法相配合, 实现团队协作.
4、可以不受办公室界限的约束, 实现完全的安全、高效的移动办公、远程办公.
谁在背后支持协同办公
互联网基础设施, 包括各种无线、有线、宽带、窄带互联网, 以及企业VPN、专线等等;
电信与通讯设施, 包括普通电话网、手机(语音以及SMS、MMS、3G、GPRS、CDMA等);
电脑硬件技术, 包括移动技术(Intel迅驰)、手持设备等等
协同办公的不足
1、技术仍在发展与不断成熟之中.
2、产品、技术和应用还没有统一.
3、商业模式仍待创新
协同办公将取代谁
将取代传统的工作和管理模式, 如减少了出差、普通电话交流, 集中式的项目管理等等;
将取代一些传统的专业设备与服务, 如专业的视频会议系统等.
历史变革记录
20世纪90年代, Lotus公司推出了Notes系统, 这是第一个商用化的协同软件平台.
随后, Microsoft推出了Exchange系统, 正式进入群件软件市场.
1997年, Lotus Notes的发明人创办Groove网络公司, 推翻了Notes所使用的中央服务器的模式, 完全基于互联网技术, 推出第一个商用的P2P工作平台并逐步向"虚拟办公软件"转变.
1999年, 协同商务的基本思想最早是由Gartner Group提出.
2001年, 北京点击科技有限公司在北京成立, 次年8月, 正式宣布进军协同软件市场, 并于2002年12月推出其基于混合对等网络技术的协同软件平台:竞开协同之星(GK-Star).
2003年, Oracle公司宣布推出其基于数据库体系的协同软件套件(OCS);
2004年6月, IBM公司宣布其Workplace客户端技术, 宣布了其有别于Lotus Notes的全新的协同软件平台;
2005年初, Microsoft宣布全面收购Groove公司, 同时聘请其创始人Ray Ozzie为其CTO;
截止2005年7月, 国内各种协同软件厂商已达500余家, 有10余种相对成熟.
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